Alors que les enseignants, le corps professoral et les élèves s'apprêtent à entamer une nouvelle année scolaire, il est essentiel que les écoles publiques de la maternelle à la terminale accordent la priorité aux meilleures pratiques en matière de sauvegarde et de reprise après sinistre. Lorsque des quantités considérables d'informations numériques font partie intégrante de l'éducation, la sauvegarde des informations n'a jamais été aussi importante.
On ne saurait trop insister sur l'importance d'une solution de sauvegarde pour les écoles. Les établissements scolaires sont devenus une cible privilégiée pour les cybercriminels. Ces attaques peuvent paralyser le fonctionnement des écoles, compromettre des données sensibles et entraîner des dommages financiers. Une stratégie de sauvegarde complète constitue la meilleure défense d'une école contre la perte de données, qu'elle soit due à des attaques malveillantes, à des erreurs humaines ou à des catastrophes naturelles imprévues.
Source : USA Today, mars 2024
Comprendre le paysage des données scolaires
Avant de se lancer dans des stratégies de sauvegarde, il est nécessaire de comprendre l'étendue des données gérées par les écoles. Il s'agit des données suivantes
- Informations personnelles et dossiers académiques des étudiants
- Données sur le personnel et le corps enseignant, y compris les informations sur les salaires
- Documents administratifs et financiers
- Matériels et ressources pédagogiques numériques
- Registres de communication entre le personnel, les élèves et les parents
Chacun de ces éléments doit être protégé, non seulement pour assurer la continuité des opérations, mais aussi pour se conformer à des réglementations telles que la loi sur les droits et la protection de la vie privée dans le domaine de l'éducation (FERPA). La FERPA impose aux écoles de crypter les informations personnelles identifiables des étudiants, à la fois lors de leur stockage et de leur transmission. Elle exige également la destruction des données lorsqu'elles sont supprimées, ce qui ajoute une nouvelle couche de complexité à la gestion des données dans les établissements d'enseignement.
Stratégies de sauvegarde essentielles pour les écoles primaires et secondaires
- Mettre en œuvre l'approche 3-2-1
La stratégie de sauvegarde 3-2-1 est un principe fondamental de protection des données que les écoles devraient adopter. Cette approche consiste à
- Conserver trois copies de vos données
- Conserver deux copies sur des appareils différents sur le site (par exemple, votre système principal et un disque de sauvegarde local).
- Stocker une copie hors site, de préférence dans le nuage.
Ainsi, même si une ou deux copies sont compromises, vous disposez toujours d'une sauvegarde sécurisée à partir de laquelle vous pouvez restaurer vos données. Pour les écoles, cela peut signifier que les données se trouvent sur les serveurs de l'école, sur des disques durs externes conservés dans un endroit sûr et dans un service de stockage en nuage.
- Envisager la sauvegarde en tant que service (BaaS)
La sauvegarde en tant que service (Backup as a Service - BaaS ) est une option de plus en plus populaire pour les écoles, en particulier celles dont les ressources informatiques sont limitées. Les fournisseurs de BaaS proposent aux écoles des solutions de sauvegarde basées sur le cloud qui sont gérées en externe et qui offrent plusieurs avantages :
- Gestion à distance, réduisant la charge de travail du personnel informatique de l'école
- Chiffrement et validation des données
- Historique des versions, permettant de récupérer les versions antérieures des fichiers
Le BaaS peut être particulièrement utile aux équipes informatiques des écoles pour tirer parti des connaissances et des ressources externes sans avoir besoin de capacités internes étendues.
- Établir l'organisation des données
Les stratégies de sauvegarde efficaces reposent sur des données bien organisées. Les écoles doivent
- Mettre en place des conventions de dénomination cohérentes pour les fichiers et les dossiers
- Conserver les données dans un référentiel central pour une gestion plus facile
- Créer des archives pour le stockage à long terme de données importantes mais rarement consultées
En mettant en œuvre ces pratiques, les écoles peuvent s'assurer que les données sont non seulement sauvegardées, mais aussi facilement récupérables en cas de besoin.
- Automatiser les processus de sauvegarde
Les sauvegardes manuelles sont sujettes aux erreurs humaines et aux incohérences. Les solutions de sauvegarde automatisées garantissent que les données sont protégées régulièrement sans nécessiter une attention constante de la part du personnel informatique. Ceci est particulièrement important dans les écoles où les équipes informatiques sont surchargées.
- Respecter la réglementation sur les données
Les écoles doivent s'assurer que leurs stratégies de sauvegarde sont conformes aux réglementations en vigueur. Il s'agit notamment de
- Cryptage des données lors de leur stockage et de leur transmission
- Mise en œuvre de procédures adéquates de suppression des données
- maintenir des pistes d'audit de l'accès aux données et des modifications apportées à celles-ci
La conformité ne protège pas seulement l'école sur le plan juridique, mais elle garantit également la confidentialité et la sécurité des informations relatives aux élèves et au personnel.
- Tests réguliers et examen des journaux
La qualité d'une sauvegarde dépend de sa capacité à restaurer les données en cas de besoin. Les écoles devraient :
- tester périodiquement leurs sauvegardes pour s'assurer que les données peuvent être restaurées avec succès
- Examiner régulièrement les journaux de sauvegarde afin d'identifier et de résoudre rapidement tout problème.
Ces pratiques permettent de s'assurer qu'en cas de crise réelle, les systèmes de sauvegarde fonctionneront comme prévu.
- Former le personnel et les étudiants
L'élément humain reste un facteur critique dans la protection des données. Les écoles devraient :
- Fournir une formation régulière sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données
- Sensibiliser les élèves à l'importance de sauvegarder leur travail
- Veiller à ce que l'ensemble du personnel comprenne son rôle dans le maintien de l'intégrité des données
En encourageant une culture de la connaissance des données, les écoles peuvent réduire de manière significative le risque de perte de données due à une erreur humaine.
Quel est le plan de reprise après sinistre de votre école ?
Un plan de reprise après sinistre sert à la fois de stratégie d'urgence et de cadre de continuité des opérations. Il se compose de quatre éléments clés. En élaborant un plan de reprise après sinistre complet, les écoles peuvent améliorer leur capacité à reprendre les cours après des événements catastrophiques, qu'il s'agisse de catastrophes naturelles ou d'attaques de ransomware.
Opérations quotidiennes
Le temps de la récupération
Délégation
Formation
Comment cela affectera-t-il la capacité de votre école à fonctionner ?
Quel est le plan d'action en cas de perte de données ?
Qui a délégué la responsabilité en matière de réponse et de temps de fonctionnement ?
L'équipe connaît-elle les attentes pendant et avant le processus de rétablissement ?