Docusign a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent la signature de documents, en offrant une commodité et une efficacité sans précédent. Cependant, de nombreux utilisateurs ne sont pas conscients des risques potentiels associés à la perte de données dans leurs comptes Docusign . Ce billet explore les aspects cruciaux de la sauvegarde de vos données Docusign , en expliquant pourquoi c'est essentiel et comment les utilisateurs et les services informatiques peuvent mettre en œuvre des stratégies efficaces pour sauvegarder leurs signatures numériques et les documents qui y sont associés.
Avant de nous plonger dans les stratégies de sauvegarde, examinons les rôles clés que joue Docusign dans les entreprises :
- Facilite les signatures électroniques juridiquement contraignantes
- Rationalisation des processus de gestion et d'approbation des contrats
- Amélioration de la sécurité et de la conformité des documents
- Accélère les transactions commerciales et réduit les coûts
Quelles sont les menaces les plus courantes qui pèsent sur les données Docusign ?
- L'erreur humaine qui consiste à supprimer ou à modifier accidentellement des documents et des modèles importants peut retarder votre activité de plusieurs heures, voire de plusieurs jours.
- Problèmes de système ou temps d'arrêt temporaire, bien que Docusign ait généralement un bon temps de fonctionnement, même des problèmes mineurs ou des pannes temporaires peuvent avoir un impact significatif sur vos opérations.
- Les employés malveillants et mécontents ou ceux qui cherchent à réduire leur charge de travail peuvent intentionnellement supprimer ou modifier des données importantes.
- Les rançongiciels et les attaques par hameçonnage sont en augmentation sur le site Docusign- l'imitation de courriels d'hameçonnage constitue une menace sérieuse. Grâce à un marché clandestin florissant de faux modèles et de faux identifiants de connexion, les attaquants peuvent facilement créer des courriels de phishing convaincants pour tromper les employés et obtenir l'accès à des informations sensibles.
Pourquoi vous devez sauvegarder vos données Docusign
Docusign propose une reprise après sinistre au niveau de la plate-forme, conçue pour garantir la disponibilité et la fonctionnalité globales de son service. Cela signifie qu'en cas de défaillance majeure du système ou de catastrophe naturelle affectant l'infrastructure de Docusign, des mesures ont été mises en place pour récupérer les systèmes et maintenir la continuité du service.
Toutefois, il est important de noter que cette reprise après sinistre est axée sur la plateforme, et non sur les comptes d'utilisateurs individuels. Elle est conçue pour éviter les interruptions de service prolongées et garantir que la plateforme Docusign reste opérationnelle. Cela ne signifie pas nécessairement que toutes les données des utilisateurs individuels seront entièrement protégées ou récupérables dans tous les scénarios.
DocusignFonctionnalité de sauvegarde
Bien que Docusign offre des fonctions intégrées pour protéger vos données, vous devez en comprendre les limites. Docusign offre des fonctions intégrées pour protéger vos données :
- Pistes d'audit pour le suivi de l'historique des documents
- Conservation limitée des éléments supprimés (généralement 30 jours)
- Possibilité de télécharger les documents signés
Docusign fournit des pistes d'audit qui vous permettent de suivre l'historique de vos documents, y compris les personnes qui les ont consultés, signés ou modifiés. Cette fonction est essentielle pour maintenir la transparence et peut s'avérer utile en cas de litige ou d'audit de conformité.
Docusign propose également une période de conservation limitée pour les éléments supprimés, généralement d'environ 30 jours. Pendant cette période, vous pouvez récupérer les documents qui ont été supprimés accidentellement. Toutefois, il est essentiel de noter qu'il s'agit d'une période relativement courte et qu'une fois qu'elle a expiré, les données sont définitivement perdues.
La plateforme offre la possibilité de télécharger manuellement les documents signés. Si cette option peut être utile pour créer des sauvegardes locales de documents individuels, il ne s'agit pas d'une solution complète ou automatisée. Pour les entreprises qui traitent un volume important de documents, ce processus manuel peut prendre du temps et être sujet à des erreurs humaines.
Cela peut ne pas être suffisant pour une solution complète de protection et de récupération des données.
Le coût réel de la perte de données sur Docusign
Pour souligner l'importance des sauvegardes sur Docusign , considérez les conséquences potentielles :
- Problèmes juridiques et de conformité dus à l'absence de preuves contractuelles
- Pertes financières dues à des transactions retardées ou annulées
- Atteinte aux relations d'affaires et à la réputation
- Perte de productivité lors de la récupération des données
Protéger vos données Docusign
L'une des principales limites du service Docusign est l'absence d'une solution de sauvegarde intégrée et complète pour toutes les données du compte. Bien que Docusign offre certaines fonctionnalités qui peuvent aider à la récupération des données, telles que la possibilité de récupérer des éléments récemment supprimés et de télécharger des documents signés, ces fonctionnalités ne constituent pas un véritable système de sauvegarde.
Une solution de sauvegarde complète devrait idéalement inclure les éléments suivants
- Sauvegardes automatiques et programmées de toutes les données du compte
- La possibilité de restaurer facilement les données à un moment précis dans le temps
- Sauvegarde non seulement des documents, mais aussi des modèles, des paramètres utilisateur et d'autres données spécifiques au compte.
- Options de conservation à long terme à des fins de conformité et d'archivage
Effectuez des sauvegardes régulières : Envisagez d'établir un calendrier pour la sauvegarde de vos données Docusign . Vous pourriez par exemple utiliser l'API de Docusign pour exporter automatiquement les documents et les métadonnées associées sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Stockez ces sauvegardes dans un endroit sûr, hors site, afin de vous protéger contre les catastrophes locales ou les pannes de système.
Utiliser le contrôle des versions : Pour les documents et les modèles essentiels, mettez en place un système de contrôle des versions. Cela vous permet de suivre les modifications au fil du temps et de revenir aux versions précédentes si nécessaire. Bien que Docusign n'offre pas cette fonctionnalité de manière native, vous pouvez y parvenir en exportant et en archivant régulièrement vos documents.
Une solution de sauvegarde tierce : Il existe de nombreuses solutions de sauvegarde spécialisées qui peuvent s'intégrer directement à Docusign, comme HYCU. HYCU offre des fonctionnalités telles que des sauvegardes automatiques et régulières de l'ensemble de votre compte Docusign , une restauration facile des versions précédentes ou des fichiers définitivement supprimés, et la possibilité de comparer les versions des projets, des tâches, des commentaires et des champs personnalisés.
Stockage hors site sécurisé : Veillez à ce que vos données de sauvegarde soient stockées en toute sécurité hors site. Il peut s'agir d'un service de stockage en nuage distinct ou d'un emplacement physique différent de celui de votre entreprise principale. Vous protégez ainsi vos données contre les catastrophes localisées et vous disposez d'une couche de sécurité supplémentaire.
Mettre en place des contrôles d'accès : Limitez les personnes autorisées à supprimer ou à modifier les données critiques de Docusign . En mettant en place des contrôles d'accès basés sur les rôles, vous pouvez réduire le risque de perte accidentelle ou malveillante de données.
Tests et vérifications réguliers : Ne vous contentez pas de mettre en place des sauvegardes et de les oublier. Testez régulièrement vos processus de sauvegarde et de restauration pour vous assurer qu'ils fonctionnent comme prévu. Il s'agit notamment de vérifier l'intégrité des données sauvegardées et de s'entraîner au processus de restauration.
Sensibiliser les utilisateurs : Assurez-vous que tous les utilisateurs de votre système Docusign comprennent l'importance de la protection des données et savent comment utiliser les outils de sauvegarde que vous avez mis en place. Des sessions de formation régulières peuvent contribuer à renforcer les bonnes pratiques et à réduire le risque de perte de données due à une erreur de l'utilisateur.
En l'absence d'un tel système intégré à Docusign, les utilisateurs doivent gérer manuellement la protection de leurs données ou rechercher des solutions tierces pour combler cette lacune. Cela est particulièrement important pour les entreprises qui traitent un volume élevé de documents importants sur Docusign, car les processus de sauvegarde manuelle peuvent prendre beaucoup de temps et être sujets à des erreurs.
L'intégrité et la disponibilité de vos données Docusign sont primordiales. En mettant en œuvre une solide stratégie de sauvegarde et de récupération, vous protégez non seulement votre organisation contre la perte potentielle de données, mais vous garantissez également la continuité des activités et la conformité. Que vous soyez un utilisateur individuel ou que vous fassiez partie d'un service informatique gérant Docusign à grande échelle, prendre des mesures proactives pour protéger vos signatures numériques et les documents associés est un investissement dans la sécurité et la réussite futures de votre entreprise.
Informations complémentaires :
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- Gartner Magic Quadrant pour la sauvegarde et la restauration d'entreprise: Découvrez pourquoi HYCU a été reconnu comme visionnaire pendant trois années consécutives.
- Recherche : État de la protection des données en mode SaaS
- Brochure HYCU R-Cloud
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