A medida que los profesores, el personal docente y los alumnos se preparan para empezar otro curso escolar, es fundamental que los centros públicos de enseñanza primaria y secundaria den prioridad a las mejores prácticas de copia de seguridad y recuperación ante desastres. En un entorno en el que una enorme cantidad de información digital forma parte integral de la educación, salvaguardar la información nunca ha sido tan importante.
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una solución de copia de seguridad para las escuelas. La enseñanza primaria y secundaria se ha convertido en el principal objetivo de los ciberdelincuentes. Estos ataques pueden paralizar las operaciones escolares, comprometer datos confidenciales y provocar daños financieros. Una estrategia completa de copias de seguridad es la mejor defensa de un centro educativo contra la pérdida de datos, ya sea causada por ataques maliciosos, errores humanos o desastres naturales imprevistos.
Fuente: USA Today, marzo de 2024
Comprender el panorama de los datos escolares
Antes de pasar a las estrategias de copia de seguridad, es necesario comprender el alcance de los datos que gestionan los centros educativos. Esto incluye:
- Información personal y expediente académico de los estudiantes
- Datos del personal y del profesorado, incluida la información sobre las nóminas
- Documentos administrativos y registros financieros
- Materiales y recursos didácticos digitales
- Registros de comunicación entre el personal, los alumnos y los padres
Cada uno de ellos requiere protección, no sólo para la continuidad operativa, sino también para cumplir normativas como la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). La FERPA obliga a los centros educativos a cifrar la información personal identificable de los alumnos, tanto cuando se almacena como durante su transmisión. También exige la destrucción de los datos cuando se borran, lo que añade otra capa de complejidad a la gestión de datos en entornos educativos.
Estrategias esenciales de copia de seguridad para centros de enseñanza primaria y secundaria
- Aplicar el enfoque 3-2-1
La estrategia de copia de seguridad 3-2-1 es un principio fundamental en la protección de datos que deben adoptar los centros escolares. Este enfoque implica:
- Mantener tres copias de sus datos
- Mantener dos copias en distintos dispositivos in situ (por ejemplo, su sistema principal y una unidad local de copia de seguridad).
- Almacenar una copia fuera de las instalaciones, preferiblemente en la nube.
Esto garantiza que incluso si una o dos copias se ven comprometidas, sigues teniendo una copia de seguridad segura desde la que restaurar. En el caso de los centros educativos, esto puede significar tener los datos en los servidores del centro, en discos duros externos guardados en un lugar seguro y en un servicio de almacenamiento en la nube.
- Considere la copia de seguridad como servicio (BaaS)
Las copias de seguridad como servicio (BaaS ) son una opción cada vez más popular para los centros escolares, especialmente para aquellos con recursos informáticos limitados. Los proveedores de BaaS ofrecen soluciones de copia de seguridad en la nube gestionadas externamente, lo que aporta varias ventajas:
- Gestión remota, lo que reduce la carga de trabajo del personal informático de la escuela
- Cifrado y validación de datos
- Historial de versiones, que permite recuperar versiones anteriores de archivos
BaaS puede ser especialmente útil para que los equipos informáticos de los centros educativos aprovechen los conocimientos y recursos externos sin necesidad de disponer de amplias capacidades internas.
- Establecer la organización de los datos
Las estrategias de copia de seguridad eficaces se basan en datos bien organizados. Las escuelas deberían:
- Instituir convenciones de denominación coherentes para archivos y carpetas
- Conserve los datos en un repositorio central para facilitar su gestión
- Crear archivos para el almacenamiento a largo plazo de datos importantes pero a los que se accede con poca frecuencia.
Mediante la aplicación de estas prácticas, los centros educativos pueden garantizar que los datos no sólo se guardan en copias de seguridad, sino que también se pueden recuperar fácilmente cuando sea necesario.
- Automatizar los procesos de copia de seguridad
Las copias de seguridad manuales son propensas a errores humanos e incoherencias. Las soluciones automatizadas de copia de seguridad garantizan la protección periódica de los datos sin requerir la atención constante del personal informático. Esto es especialmente importante en los centros educativos donde los equipos informáticos no dan abasto.
- Cumplir la normativa sobre datos
Las escuelas deben asegurarse de que sus estrategias de copia de seguridad se ajustan a la normativa pertinente. Esto incluye:
- Cifrado de datos tanto en el almacenamiento como durante la transmisión
- Aplicar procedimientos adecuados de supresión de datos
- Mantenimiento de registros de auditoría de los accesos a los datos y sus modificaciones
El cumplimiento no sólo protege legalmente a la escuela, sino que también garantiza la privacidad y seguridad de la información de los alumnos y el personal.
- Pruebas periódicas y revisión de registros
Una copia de seguridad es tan buena como su capacidad para restaurar los datos cuando sea necesario. Las escuelas deberían:
- Probar periódicamente sus copias de seguridad para garantizar que los datos pueden restaurarse correctamente.
- Revisar periódicamente los registros de las copias de seguridad para identificar y resolver rápidamente cualquier problema.
Estas prácticas ayudan a garantizar que, cuando se produzca una crisis real, los sistemas de copia de seguridad funcionarán como se espera.
- Educar al personal y a los alumnos
El elemento humano sigue siendo un factor crítico en la protección de datos. Las escuelas deberían:
- Impartir formación periódica sobre las mejores prácticas en materia de seguridad de datos
- Educar a los estudiantes sobre la importancia de hacer copias de seguridad de su trabajo.
- Asegurarse de que todo el personal comprende su papel en el mantenimiento de la integridad de los datos.
Al fomentar una cultura de concienciación sobre los datos, los centros educativos pueden reducir significativamente el riesgo de pérdida de datos debido a errores humanos.
¿Cuál es el plan de recuperación en caso de catástrofe de tu centro?
Un Plan de Recuperación ante Catástrofes sirve tanto de estrategia de contingencia como de marco de continuidad de las operaciones. Consta de cuatro elementos clave. Mediante el desarrollo de un plan integral de recuperación de desastres, las escuelas pueden mejorar su preparación para reanudar las clases después de eventos catastróficos, ya sean desastres naturales o ataques de ransomware.
Operaciones cotidianas
Tiempo de recuperación
Delegación
Formación
¿Cómo afectará esto a la capacidad de funcionamiento de su escuela?
¿Cuál es el plan de acción en caso de pérdida de datos?
¿Quién ha delegado la responsabilidad en la respuesta y el tiempo de actividad?
¿Es consciente el equipo de las expectativas durante y antes del proceso de recuperación?
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