Docusign ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan la firma de documentos, ofreciendo una comodidad y eficacia sin precedentes. Sin embargo, muchos usuarios desconocen los riesgos potenciales asociados a la pérdida de datos en sus cuentas de Docusign . Este post explora los aspectos cruciales de realizar copias de seguridad de los datos de Docusign , explorando por qué es esencial y cómo tanto los usuarios como los departamentos de TI pueden implementar estrategias eficaces para salvaguardar sus firmas digitales y documentos asociados.
Antes de sumergirnos en las estrategias de copia de seguridad, consideremos las funciones clave que Docusign desempeña en las empresas, entre ellas:
- Facilita la firma electrónica jurídicamente vinculante
- Agiliza los procesos de gestión y aprobación de contratos
- Mejora la seguridad y la conformidad de los documentos
- Acelera las transacciones comerciales y reduce los costes
¿Cuáles son las amenazas más comunes para los datos de Docusign ?
- Un error humano con eliminaciones o cambios accidentales en documentos y plantillas importantes puede hacer que su empresa retroceda horas o incluso días.
- Fallos del sistema o interrupciones temporales: aunque Docusign suele tener un buen tiempo de actividad, incluso los fallos más pequeños o las interrupciones temporales pueden afectar significativamente a sus operaciones.
- Los empleados malintencionados y descontentos o aquellos que buscan reducir su carga de trabajo pueden borrar o alterar intencionadamente datos importantes.
- Los ataques de ransomware y phishing aumentan en Docusign: la imitación de correos electrónicos de phishing supone una grave amenaza. Con un próspero mercado clandestino de plantillas y credenciales de inicio de sesión falsas, los atacantes pueden crear fácilmente correos electrónicos de phishing convincentes para engañar a los empleados y obtener acceso a información confidencial.
Por qué debe hacer copias de seguridad Docusign
Docusign sí proporciona recuperación de desastres a nivel de plataforma, que está diseñada para garantizar la disponibilidad y funcionalidad generales de su servicio. Esto significa que, en caso de fallo grave del sistema o de catástrofe natural que afecte a la infraestructura de Docusign, disponen de medidas para recuperar sus sistemas y mantener la continuidad del servicio.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta recuperación de desastres se centra en la plataforma, no en cuentas de usuario individuales. Está diseñada para evitar interrupciones prolongadas del servicio y garantizar que la plataforma Docusign siga funcionando. Esto no significa necesariamente que todos los datos de los usuarios individuales estén totalmente protegidos o puedan recuperarse en todos los casos.
DocusignFunciones de copia de seguridad
Aunque Docusign ofrece algunas funciones integradas para ayudar a proteger tus datos, debes conocer sus limitaciones. Docusign ofrece algunas funciones integradas para ayudar a proteger tus datos:
- Registros de auditoría para seguir el historial de los documentos
- Conservación limitada de los elementos eliminados (normalmente 30 días)
- Posibilidad de descargar los documentos firmados
Docusign proporciona registros de auditoría, que le permiten seguir el historial de sus documentos, incluido quién los ha visto, firmado o modificado. Esta función es crucial para mantener la transparencia y puede ser útil en caso de litigios o auditorías de cumplimiento.
Docusign también ofrece un periodo de conservación limitado para los elementos eliminados, que suele ser de unos 30 días. Durante este tiempo, puedes recuperar documentos borrados accidentalmente. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que se trata de un periodo relativamente corto y que, una vez transcurrido, los datos se pierden de forma permanente.
La plataforma ofrece una opción para descargar manualmente los documentos firmados. Aunque esto puede ser útil para crear copias de seguridad locales de documentos individuales, no es una solución completa ni automatizada. Para las empresas que manejan un gran volumen de documentos, este proceso manual puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos.
Esto puede no ser suficiente para una solución completa de protección y recuperación de datos.
El verdadero coste de la pérdida de datos en Docusign
Para subrayar la importancia de las copias de seguridad en Docusign , considere las posibles consecuencias:
- Cuestiones jurídicas y de cumplimiento debido a la falta de pruebas contractuales
- Pérdidas financieras por transacciones retrasadas o anuladas
- Daño a las relaciones comerciales y a la reputación
- Pérdida de productividad durante las tareas de recuperación de datos
Proteja sus datos en Docusign
Una de las principales limitaciones del servicio de Docusign es la ausencia de una solución de copia de seguridad integrada y completa para todos los datos de la cuenta. Aunque Docusign ofrece algunas funciones que pueden ayudar en la recuperación de datos, como la posibilidad de recuperar elementos borrados recientemente y descargar documentos firmados, estas funciones no llegan a ser un verdadero sistema de copia de seguridad.
Lo ideal sería que una solución de copia de seguridad completa incluyera:
- Copias de seguridad automáticas y programadas de todos los datos de la cuenta
- La capacidad de restaurar fácilmente los datos a un punto específico en el tiempo
- Copia de seguridad no sólo de documentos, sino también de plantillas, configuraciones de usuario y otros datos específicos de la cuenta.
- Opciones de conservación a largo plazo con fines de cumplimiento de la normativa y archivo
Realice copias de seguridad periódicas: Considera la posibilidad de establecer un calendario para realizar copias de seguridad de los datos de Docusign . Esto podría implicar el uso de la API de Docusign para exportar automáticamente documentos y metadatos asociados diaria o semanalmente. Almacene estas copias de seguridad en un lugar seguro y externo para protegerse de desastres locales o fallos del sistema.
Utilice el control de versiones: Para los documentos y plantillas críticos, implanta un sistema de control de versiones. Esto te permite hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y volver a versiones anteriores si es necesario. Aunque Docusign no ofrece esta funcionalidad de forma nativa, puedes conseguirla exportando y archivando regularmente tus documentos.
Una solución de copia de seguridad de terceros: Existen muchas soluciones especializadas en copias de seguridad que pueden integrarse directamente con Docusign, como HYCU. HYCU ofrece funciones como copias de seguridad automáticas y periódicas de toda la cuenta de Docusign , restauración sencilla de versiones anteriores o archivos eliminados permanentemente, y la posibilidad de comparar versiones de proyectos, tareas, comentarios y campos personalizados.
Almacenamiento externo seguro: Asegúrese de que sus datos de copia de seguridad se almacenan de forma segura fuera del sitio. Puede ser en un servicio de almacenamiento en la nube independiente o en una ubicación física distinta de la ubicación principal de tu empresa. Esto protege tus datos de desastres localizados y proporciona una capa adicional de seguridad.
Implemente controles de acceso: Limite quién puede eliminar o modificar datos críticos de Docusign . La implantación de controles de acceso basados en funciones permite reducir el riesgo de pérdida de datos accidental o malintencionada.
Pruebas y verificaciones periódicas: No se limite a configurar copias de seguridad y olvidarse de ellas. Pruebe regularmente sus procesos de copia de seguridad y recuperación para asegurarse de que funcionan como se espera. Esto incluye verificar la integridad de los datos de las copias de seguridad y practicar el proceso de restauración.
Educar a los usuarios: Asegúrate de que todos los usuarios de tu sistema Docusign comprenden la importancia de la protección de datos y saben cómo utilizar las herramientas de copia de seguridad que hayas implementado. Las sesiones de formación periódicas pueden ayudar a reforzar las buenas prácticas y reducir el riesgo de pérdida de datos por error del usuario.
Sin un sistema de este tipo integrado en Docusign, los usuarios se ven obligados a gestionar manualmente la protección de sus datos o a buscar soluciones de terceros para colmar esta laguna. Esto es especialmente crucial para las empresas que manejan un gran volumen de documentos importantes a través de Docusign, ya que los procesos manuales de copia de seguridad pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores.
La integridad y disponibilidad de sus datos en Docusign son primordiales. Mediante la implementación de una sólida estrategia de copia de seguridad y recuperación, no sólo protege a su organización de posibles pérdidas de datos, sino que también garantiza la continuidad y el cumplimiento de la empresa. Tanto si eres un usuario individual como si formas parte de un departamento de TI que gestiona Docusign a gran escala, tomar medidas proactivas para salvaguardar tus firmas digitales y documentos asociados es una inversión en la seguridad y el éxito futuros de tu empresa.
Información adicional:
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- Cuadrante Mágico de Gartner para copias de seguridad y recuperación empresariales: Vea por qué HYCU ha sido reconocido como Visionario durante tres años consecutivos.
- Investigación: Estado de la protección de datos en SaaS
- Folleto HYCU R-Cloud
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