Docusign hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente signieren, revolutioniert und bietet beispiellosen Komfort und Effizienz. Viele Benutzer sind sich jedoch nicht der potenziellen Risiken bewusst, die mit einem Datenverlust in ihren Docusign Konten verbunden sind. Dieser Beitrag befasst sich mit den entscheidenden Aspekten der Sicherung Ihrer Docusign Daten und zeigt auf, warum dies so wichtig ist und wie sowohl Benutzer als auch IT-Abteilungen wirksame Strategien zum Schutz ihrer digitalen Signaturen und zugehörigen Dokumente umsetzen können.
Bevor wir uns mit den Backup-Strategien befassen, sollten wir uns die Schlüsselrollen ansehen, die Docusign in Unternehmen spielt:
- Erleichtert rechtsverbindliche elektronische Signaturen
- Straffung des Vertragsmanagements und der Genehmigungsprozesse
- Verbessert die Dokumentensicherheit und Compliance
- Beschleunigung von Geschäftstransaktionen und Kostensenkung
Was sind die häufigsten Bedrohungen für Docusign Daten?
- Menschliches Versagen durch versehentliches Löschen oder Ändern von wichtigen Dokumenten und Vorlagen kann Ihr Unternehmen um Stunden oder sogar Tage zurückwerfen.
- Systemstörungen oder vorübergehende Ausfallzeiten: Obwohl Docusign in der Regel eine gute Betriebszeit hat, können selbst kleinere Störungen oder vorübergehende Ausfälle Ihren Betrieb erheblich beeinträchtigen.
- Böswillige, verärgerte Mitarbeiter oder solche, die ihre Arbeitslast verringern wollen, können absichtlich wichtige Daten löschen oder verändern.
- Ransomware und Phishing-Angriffe sind auf Docusign auf dem Vormarsch - die Nachahmung von Phishing-E-Mails stellt eine ernsthafte Bedrohung dar. Mit einem florierenden Untergrundmarkt für gefälschte Vorlagen und Anmeldedaten können Angreifer leicht überzeugende Phishing-E-Mails erstellen, um Mitarbeiter auszutricksen und Zugang zu sensiblen Informationen zu erhalten.
Warum Sie Ihre Daten sichern müssen Docusign
Docusign bietet eine Notfallwiederherstellung auf Plattformebene an, die die Gesamtverfügbarkeit und Funktionalität ihres Dienstes sicherstellen soll. Das bedeutet, dass im Falle eines größeren Systemausfalls oder einer Naturkatastrophe, die sich auf die Infrastruktur von Docusign auswirkt, Maßnahmen zur Wiederherstellung der Systeme und zur Aufrechterhaltung der Kontinuität des Dienstes ergriffen werden.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass sich diese Notfallwiederherstellung auf die Plattform und nicht auf einzelne Benutzerkonten bezieht. Sie dient dazu, längere Serviceausfälle zu verhindern und sicherzustellen, dass die Plattform Docusign betriebsbereit bleibt. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass alle individuellen Benutzerdaten in jedem Szenario vollständig geschützt oder wiederherstellbar sind.
Docusign's Backup-Funktionalität
Docusign bietet zwar einige integrierte Funktionen zum Schutz Ihrer Daten, aber Sie sollten deren Grenzen kennen. Docusign bietet einige integrierte Funktionen zum Schutz Ihrer Daten:
- Prüfpfade zur Verfolgung der Dokumentenhistorie
- Begrenzte Aufbewahrung von gelöschten Elementen (normalerweise 30 Tage)
- Möglichkeit zum Herunterladen signierter Dokumente
Docusign bietet Prüfpfade, mit denen Sie den Verlauf Ihrer Dokumente verfolgen können, einschließlich der Personen, die sie angesehen, unterzeichnet oder geändert haben. Diese Funktion ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Transparenz und kann im Falle von Streitigkeiten oder Compliance-Audits hilfreich sein.
Docusign bietet auch eine begrenzte Aufbewahrungsfrist für gelöschte Objekte, in der Regel etwa 30 Tage. Während dieses Zeitraums können Sie versehentlich gelöschte Dokumente wiederherstellen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass es sich hierbei um ein relativ kurzes Zeitfenster handelt und die Daten nach Ablauf dieses Zeitraums endgültig verloren sind.
Die Plattform bietet eine Option zum manuellen Herunterladen signierter Dokumente. Dies kann zwar nützlich sein, um lokale Sicherungen einzelner Dokumente zu erstellen, ist aber keine umfassende oder automatisierte Lösung. Für Unternehmen, die mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu tun haben, kann dieser manuelle Prozess zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein.
Für eine vollständige Datensicherungs- und -wiederherstellungslösung ist dies möglicherweise nicht ausreichend.
Die wahren Kosten von Docusign Datenverlust
Um die Bedeutung von Docusign zu unterstreichen, sollten Sie sich die möglichen Folgen vor Augen führen:
- Rechts- und Compliance-Probleme aufgrund fehlender Vertragsnachweise
- Finanzielle Verluste durch verspätete oder annullierte Transaktionen
- Schädigung der Geschäftsbeziehungen und des Rufs
- Produktivitätsverlust bei der Datenwiederherstellung
Schützen Sie Ihre Docusign Daten
Eine der wichtigsten Einschränkungen des Dienstes Docusign ist das Fehlen einer integrierten, umfassenden Backup-Lösung für alle Kontodaten. Zwar bietet Docusign einige Funktionen, die bei der Datenwiederherstellung helfen können, wie z. B. die Möglichkeit, kürzlich gelöschte Elemente wiederherzustellen und signierte Dokumente herunterzuladen, aber diese Funktionen reichen nicht an ein echtes Backup-System heran.
Eine umfassende Datensicherungslösung sollte idealerweise Folgendes umfassen:
- Automatische, geplante Sicherungen aller Kontodaten
- Die Möglichkeit, Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherzustellen
- Sicherung nicht nur von Dokumenten, sondern auch von Vorlagen, Benutzereinstellungen und anderen kontospezifischen Daten
- Langfristige Aufbewahrungsoptionen für Compliance- und Archivierungszwecke
Führen Sie regelmäßige Backups durch: Überlegen Sie, ob Sie einen Zeitplan für die Sicherung Ihrer Docusign Daten einrichten wollen. Dazu könnte die API von Docusign verwendet werden, um Dokumente und zugehörige Metadaten automatisch täglich oder wöchentlich zu exportieren. Bewahren Sie diese Sicherungen an einem sicheren, externen Ort auf, um sich vor lokalen Katastrophen oder Systemausfällen zu schützen.
Versionskontrolle verwenden: Für wichtige Dokumente und Vorlagen sollten Sie ein Versionskontrollsystem einrichten. So können Sie Änderungen im Laufe der Zeit verfolgen und bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen. Docusign bietet diese Funktion zwar nicht von Haus aus, aber Sie können sie durch regelmäßiges Exportieren und Archivieren Ihrer Dokumente erreichen.
Eine Sicherungslösung eines Drittanbieters: Es gibt viele spezialisierte Backup-Lösungen, die sich direkt in Docusign integrieren lassen, wie z. B. HYCU. HYCU bietet Funktionen wie automatische, regelmäßige Backups Ihres gesamten Docusign Kontos, einfache Wiederherstellung früherer Versionen oder dauerhaft gelöschter Dateien und die Möglichkeit, Versionen von Projekten, Aufgaben, Kommentaren und benutzerdefinierten Feldern zu vergleichen.
Sichere Speicherung außerhalb des Standorts: Stellen Sie sicher, dass Ihre Sicherungsdaten sicher außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Dies kann in einem separaten Cloud-Speicherdienst oder an einem anderen physischen Standort als dem Ihres Hauptgeschäftssitzes geschehen. Dies schützt Ihre Daten vor lokalen Katastrophen und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene.
Implementieren Sie Zugriffskontrollen: Schränken Sie ein, wer kritische Docusign Daten löschen oder ändern darf. Durch die Implementierung rollenbasierter Zugriffskontrollen können Sie das Risiko eines versehentlichen oder böswilligen Datenverlusts verringern.
Regelmäßige Tests und Überprüfungen: Richten Sie nicht einfach Backups ein und vergessen Sie sie. Testen Sie Ihre Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren. Dazu gehört die Überprüfung der Integrität der gesicherten Daten und das Üben des Wiederherstellungsprozesses.
Benutzer ausbilden: Vergewissern Sie sich, dass alle Benutzer Ihres Docusign Systems die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und wissen, wie sie die von Ihnen implementierten Backup-Tools verwenden können. Regelmäßige Schulungen können dazu beitragen, bewährte Verfahren zu festigen und das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Benutzerfehlern zu verringern.
Ohne ein solches System, das in Docusign integriert ist, müssen die Nutzer ihre Datensicherung entweder manuell verwalten oder auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen, um diese Lücke zu schließen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine große Menge wichtiger Dokumente über Docusign verwalten, da manuelle Sicherungsprozesse zeitaufwändig und fehleranfällig sein können.
Die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Docusign Daten sind von größter Bedeutung. Durch die Implementierung einer robusten Sicherungs- und Wiederherstellungsstrategie schützen Sie Ihr Unternehmen nicht nur vor potenziellem Datenverlust, sondern sorgen auch für Geschäftskontinuität und Compliance. Unabhängig davon, ob Sie ein einzelner Benutzer oder Teil einer IT-Abteilung sind, die Docusign in großem Umfang verwaltet, ist die Ergreifung proaktiver Maßnahmen zum Schutz Ihrer digitalen Signaturen und zugehörigen Dokumente eine Investition in die zukünftige Sicherheit und den Erfolg Ihres Unternehmens.
Zusätzliche Informationen:
- HYCU für Docusign Demo anfordern
- Gartner Magic Quadrant für Enterprise Backup und Recovery: Sehen Sie, warum HYCU bereits drei Jahre in Folge als Visionär anerkannt wurde.
- Forschung: Stand des SaaS-Datenschutzes
- HYCU R-Cloud Broschüre
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