Während sich Lehrer, Dozenten und Schüler auf den Beginn eines neuen Schuljahres vorbereiten, ist es für öffentliche K-12-Schulen von entscheidender Bedeutung, bewährten Verfahren zur Datensicherung und Notfallwiederherstellung Priorität einzuräumen. Wo riesige Mengen digitaler Daten für die Bildung unabdingbar sind, war die Sicherung von Daten noch nie so wichtig wie heute.
Die Bedeutung einer Backup-Lösung für Schulen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. K-12 ist ein Hauptziel für Cyberkriminelle geworden. Diese Angriffe können den Schulbetrieb lahmlegen, sensible Daten kompromittieren und zu finanziellen Schäden führen. Eine umfassende Backup-Strategie ist der beste Schutz einer Schule vor Datenverlusten, sei es durch böswillige Angriffe, menschliches Versagen oder unvorhergesehene Naturkatastrophen.
Quelle: USA Today, März 2024
Die Landschaft der Schuldaten verstehen
Bevor wir uns mit Sicherungsstrategien befassen, müssen wir den Umfang der Daten verstehen, die Schulen verwalten. Dazu gehören:
- Persönliche Informationen und akademische Unterlagen von Studenten
- Personal- und Fakultätsdaten, einschließlich Informationen zur Gehaltsabrechnung
- Verwaltungsdokumente und Finanzunterlagen
- Digitale Lernmaterialien und Ressourcen
- Kommunikationsprotokolle zwischen Personal, Schülern und Eltern
Alle diese Daten müssen geschützt werden, und zwar nicht nur aus Gründen der betrieblichen Kontinuität, sondern auch zur Einhaltung von Vorschriften wie dem Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA ). FERPA schreibt vor, dass Schulen persönlich identifizierbare Schülerdaten verschlüsseln müssen, sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung. Außerdem müssen die Daten nach dem Löschen vernichtet werden, was die Datenverwaltung in Bildungseinrichtungen noch komplexer macht.
Unverzichtbare Backup-Strategien für K-12-Schulen
- Umsetzung des 3-2-1-Ansatzes
Die 3-2-1-Backup-Strategie ist ein Grundprinzip des Datenschutzes, das Schulen anwenden sollten. Dieser Ansatz beinhaltet:
- Aufbewahrung von drei Kopien Ihrer Daten
- zwei Kopien auf verschiedenen Geräten vor Ort aufbewahren (z. B. Ihr Primärsystem und ein lokales Sicherungslaufwerk)
- Speicherung einer Kopie außerhalb des Unternehmens, vorzugsweise in der Cloud
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie selbst dann, wenn eine oder zwei Kopien beschädigt werden, immer noch über eine sichere Sicherungskopie verfügen, von der Sie die Daten wiederherstellen können. Für Schulen könnte dies bedeuten, dass die Daten auf Schulservern, auf externen Festplatten an einem sicheren Ort und in einem Cloud-Speicherdienst aufbewahrt werden.
- Backup als Service (BaaS) in Betracht ziehen
Backup as a Service (BaaS) ist eine zunehmend beliebte Option für Schulen, insbesondere für solche mit begrenzten IT-Ressourcen. BaaS-Anbieter bieten Cloud-basierte Backup-Lösungen für Schulen, die extern verwaltet werden und mehrere Vorteile bieten:
- Fernverwaltung zur Entlastung des IT-Personals der Schule
- Verschlüsselung und Datenvalidierung
- Versionsgeschichte, die die Wiederherstellung früherer Dateiversionen ermöglicht
BaaS kann besonders für IT-Teams an Schulen hilfreich sein, um externes Wissen und Ressourcen zu nutzen, ohne dass umfangreiche interne Kapazitäten erforderlich sind.
- Datenorganisation einrichten
Wirksame Sicherungsstrategien beruhen auf gut organisierten Daten. Schulen sollten:
- Einführung einheitlicher Namenskonventionen für Dateien und Ordner
- Daten zur einfacheren Verwaltung in einem zentralen Repository speichern
- Erstellung von Archiven für die langfristige Speicherung wichtiger Daten, auf die jedoch nur selten zugegriffen wird
Durch die Umsetzung dieser Praktiken können Schulen sicherstellen, dass Daten nicht nur gesichert werden, sondern bei Bedarf auch leicht wiederherstellbar sind.
- Backup-Prozesse automatisieren
Manuelle Backups sind anfällig für menschliche Fehler und Inkonsistenzen. Automatisierte Sicherungslösungen sorgen dafür, dass die Daten regelmäßig gesichert werden, ohne dass sich das IT-Personal ständig darum kümmern muss. Dies ist besonders an Schulen wichtig, wo die IT-Teams überlastet sind.
- Datenvorschriften einhalten
Die Schulen müssen sicherstellen, dass ihre Sicherungsstrategien mit den einschlägigen Vorschriften übereinstimmen. Dies beinhaltet:
- Verschlüsselung von Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung
- Durchführung ordnungsgemäßer Verfahren zur Datenlöschung
- Aufrechterhaltung von Prüfpfaden für Datenzugriffe und -änderungen
Die Einhaltung der Vorschriften schützt nicht nur die Schule rechtlich, sondern gewährleistet auch den Schutz und die Sicherheit der Daten von Schülern und Mitarbeitern.
- Regelmäßige Tests und Protokollüberprüfungen
Ein Backup ist nur so gut wie seine Fähigkeit, Daten bei Bedarf wiederherzustellen. Schulen sollten:
- regelmäßige Tests ihrer Backups, um sicherzustellen, dass die Daten erfolgreich wiederhergestellt werden können
- Regelmäßige Überprüfung der Sicherungsprotokolle, um etwaige Probleme umgehend zu erkennen und zu beheben
Diese Praktiken tragen dazu bei, dass die Sicherungssysteme im Falle einer echten Krise die erwartete Leistung erbringen.
- Schulung von Personal und Studenten
Die menschliche Komponente bleibt ein kritischer Faktor beim Datenschutz. Schulen sollten:
- Regelmäßige Schulungen zu bewährten Verfahren der Datensicherheit
- Aufklärung der Schüler über die Bedeutung von Sicherheitskopien ihrer Arbeit
- Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Rolle bei der Wahrung der Datenintegrität verstehen
Durch die Förderung einer Kultur des Datenbewusstseins können Schulen das Risiko von Datenverlusten aufgrund menschlicher Fehler erheblich verringern.
Wie sieht der Notfallwiederherstellungsplan Ihrer Schule aus?
Ein Disaster Recovery Plan dient sowohl als Notfallstrategie als auch als Rahmen für die Kontinuität des Betriebs. Er besteht aus vier Schlüsselelementen. Durch die Entwicklung eines umfassenden Wiederherstellungsplans für den Katastrophenfall können Schulen ihre Bereitschaft zur Wiederaufnahme des Unterrichts nach katastrophalen Ereignissen - seien es Naturkatastrophen oder Ransomware-Angriffe - verbessern.
Tägliches Geschäft
Zeit zum Erholen
Delegation
Ausbildung
Wie wird sich dies auf die Funktionsfähigkeit Ihrer Schule auswirken?
Wie sieht der Aktionsplan für den Fall eines Datenverlusts aus?
Wer hat die Verantwortung für Reaktion und Betriebszeit delegiert?
Ist sich das Team über die Erwartungen während und vor dem Einziehungsprozess im Klaren?
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